MULTITASKAUS = TEHOKKUUS HUIPUSSA?

20.07.2020

Me olemme jostain syystä taipuvaisia ajattelemaan, että multitaskaaja pystyy tekemään monta asiaa samanaikaisesti ja vieläpä hyvin. Todellisuus on kuitenkin se, että ei pysty.

Ihminen pystyy tekemään hyvin vain yhden asian kerrallaan, on se sitten mikä tahansa asia. Monen asian samanaikainen tekeminen heikentää lopulta kaikkien tehtyjen asioiden laatua.

Minä en usko ollenkaan multitaskaamiseen. Pitää tehdä yksi asia kerrallaan pois kunnolla. Linkitän multitaskaamisen ajanhallinan haasteisiin, kalenterinhallinnan haasteisiin ja siihen, että ei oikein osata tai uskalleta sanoa ei.

Multitaskaaja sohii asiasta ja paikasta toiseen ja jokainen homma jää pahimmillaan puolitiehen ja lopputulos ei aina ole priimaa.

Multitaskaaja sohii asiasta ja paikasta toiseen ja jokainen homma jää pahimmillaan puolitiehen ja lopputulos ei aina ole priimaa. Työn tekeminen muuttuu kaaokseksi ja herkästi tulee virheitä ja unohduksia.

Multitaskaamisella ei ole mitään tekemistä tehokkuuden kanssa, päin vastoin.

Multitaskaamisella ei ole mitään tekemistä tehokkuuden kanssa, päin vastoin. Tehokkuus kärsii, kun asioita tehdään pienissä pätkissä ja koko ajan joku homma jää kesken. Toki melko varmasti juuri tehokkuuden tavoittelu ajaa meitä helposti tällaiseen tilanteeseen.

Itse kamppailin jossain vaiheessa tilanteessa, jossa työtehtäviä oli paljon ja kalenteri täyttyi ja tuli mm. tuplabuukkauksia ja unohduksia. Pohdin tätä asiaa ja aloin ymmärtää, että perustehtävä ei ollut minulla kovinkaan kirkkaana mielessä. Miksi minut oli palkattu siihen tehtävään ja mistä minulle palkkaa maksettiin.

Myös työn tavoitteet voivat olla epätietoisuudessa. Mitä tehdään, miten tehdään ja ennen kaikkea miksi tehdään.

Hallitsematon multitaskaaminen on sitä, tai näin minä sen ajattelen, että perustehtävä ei ole tiedossa ja siihen ei ole työnantajan puolesta panostettu riittävästi ja sitä kautta ajanhallinta muuttuu haasteelliseksi, kun ei oikein tiedä, mitä pitää tehdä ja mitä ehkä ei. Oma tilanteeni oli juuri tämä. Myös työn tavoitteet voivat olla epätietoisuudessa. Mitä tehdään, miten tehdään ja ennen kaikkea miksi tehdään.

Toimivassa tiimissä ja organisaatiossa voi sanoa ääneen, että nyt on hieman liian paljon työtä.

Lähden mielelläni ajattelamaan, että oman ajanhallinan tarkastelu ja sen oman ajankäytön priorisoiminen voisivat olla yksi lähtökohta sille, että työtehtävien määrää saisi inhimillistettyä. Tehokkuusajattelu on aika usein siellä organisaation rakenteissa ja sille ei välttämättä ainakaan täydellisesti voida mitään, mutta niissä puitteissa, kun se on mahdollista, niin pysähdyttäisiin pohtimaan sitä omaa tekemistä ja kyllä minä uskon myös avoimuuteen ja siihen, että toimivassa tiimissä ja organisaatiossa voi sanoa ääneen, että nyt on hieman liian paljon työtä.

Ymmärrän toki myös sen, että oman työpaikan puolesta saatetaan jopa pelätä, ainakin minun ikäluoka (40+) saattaa näin tehdä. Siksi ei uskalleta ottaa esille sitä, että nyt on haasteita suoriutua tehtävistä.

Sairaanhoitajan työssäni kohtasin ajoittain työssä uupuneita ihmisiä ja yksi yhteinen tekijä kaikkien tarinoissa oli se, että työtä oli liikaa tai se oli heikosti organisoitua.

Nuorempi sukupolvi, Y-sulkupolvi ja vielä nuoremmat tekevät työtä elämistä varten, eivät elä työtä varten.

Nuorempi sukupolvi, Y-sulkupolvi ja vielä nuoremmat tekevät työtä elämistä varten, eivät elä työtä varten, kuten minun sukupolvi ja ainakin minua edeltävä sukupolvi on tehnyt. Siellä nuoremmassa ikäluokassa on jo enemmän sitä ajattelua, että työ ei ole kaikki kaikessa.

Coachasin kerran erästä ihmistä, jolla oli haasteita oman ajankäytön kanssa. Kalenteri oli täynnä ja hän ei oikein osanut rajata tehtäviään. Kahden coaching-keskustelun aikana aistin aika helpostikin sen, että tämä ihminen oli niin tunnollinen ja hyväntahtoinen, että hän ei halunut kohdata sitä tilannetta, jossa olisi pitänyt sanoa ei. Tämä ajoi hänet multitaskaamiseen ja työn laatu kärsi ja hän itse kärsi siitä laadun alenemasta. Lopulta hän rohkaistui ottamaan asian puheeksi tiimivastaavan kanssa ja asiaa lähdettiin korjaamaan.

Coaching on hyvä apu ajanhallinan haasteiden selvittämisessä ja myös sen oman työnkuvan selkeyttämisessä ja koko tiimin näkökulmasta sen yhteisen tavoitteet selkiyttämiessä ja siihen "miksi tätä työtä tehdään"- kysymykseen vastaamiseen.


- Ari Kärkkäinen